L’un des sujets les plus importants dans le monde du conseil aux entreprises est la création et le contrôle des calendriers de projets. Savoir comment les réaliser de façon magistrale, dans le respect des meilleures pratiques, permettra de garantir le respect des délais et d’accroître la satisfaction des clients.
Les retards : un problème courant dans de nombreux projets
Ce n’est pas d’hier que l’on entend parler de retards dans la gestion des projets. Ce problème n’est pas propre à un secteur ou à un autre. Il s’agit de chantiers de construction, de projets de conseil, de création de sites web et de systèmes, de planification stratégique, entre autres. Dans une étude récente, 78 et entreprises (environ 3 sur 4) ont signalé des problèmes de respect des délais de consultation.
En général, ces problèmes de retard sont dus à des causes plus importantes.
Pour vous aider à créer et à contrôler un calendrier, prenons l’exemple d’un projet de conseil pour la création d’un plan d’affaires. Pour commencer, examinons quelques données de projet plus générales spécifiées dans une feuille de calcul de gestion de projet.
Avant de créer votre calendrier, vous devez avoir la portée du projet, en d’autres termes, la structure des livrables qui seront réalisés jusqu’à la fin du projet. Votre portée doit être de 100alignés avec le client, car vous devez livrer exactement ce que le client attend.
Dans l’exemple, on va utiliser une consultation de plan d’affaires qu’on a fournie. Le champ d’application a été divisé en 5 étapes, chacune avec un livrable.
Notez que chaque étape comporte des tâches essentielles à accomplir. Il s’agit de ce que l’on appelle les jalons d’achèvement de la portée, qui, au cours du projet, seront les principaux indicateurs permettant de savoir si on avance ou non.
C’est cette définition d’une portée bien faite et alignée sur les souhaits de votre client qui sera essentielle pour que le calendrier soit réalisé sans changements majeurs.
Comment établir le calendrier d’un projet ?
Si vos étapes et votre champ d’action sont bien définis, on peut passer à l’étape suivante, à savoir la définition des échéances de votre projet. On aime penser à la création du calendrier comme à une feuille de papier vierge, où on organise les dates et les échéances en fonction d’une série de spécificités qu’elles englobent :
1. Tirer parti des expériences passées
Le point de départ est la date de début du projet. On va utiliser un projet qu’on a réalisé comme exemple pour construire avec vous cette ligne du temps. À l’époque, les disponibilités et celles du client indiquaient que la meilleure date pour commencer était le 06/01/2015.
À partir de là, il a été possible d’analyser chacune des étapes consécutivement. Pour l’étape du modèle d’affaires, on avait déjà effectué plusieurs fois une durée moyenne de 8 à 10 jours, étant donné que l’activité de prototypage et les tests des modèles prototypés étaient ce qui donnait le plus de travail, on a donc séparé 8 jours de travail pour ce point et 1 jour (concomitant) pour la définition et la conception du même.
Ces deux dernières activités sont prévues lors d’une réunion avec le client, c’est-à-dire que s’il ne peut pas venir ce jour-là, on risque déjà de voir le projet retardé. C’est pourquoi il est important de toujours s’aligner sur vos clients, afin que leur indisponibilité n’entraîne pas de retard dans les projets.
2. Protégez-vous lorsque vous marchez sur un terrain inconnu.
De la même manière qu’on a fixé les échéances pour la première étape (modèle d’entreprise), on a fait de même pour la seconde, qui est le plan de marketing. Mais dans ce cas, c’était plus difficile, car l’entreprise n’avait jamais fait de plan marketing. Maintenant, on n’a plus d’expérience passée pour inspirer la ligne du temps.
Lorsqu’il s’agit d’une activité nouvelle dans le cadre d’un projet, il n’y a pas beaucoup de science exacte. Il faut un peu d’intuition et une compréhension de ce qui doit être livré et de la manière dont cela va être fait. Il est évident que dans ces moments-là, le risque de retard étant plus élevé, il vaut la peine d’étirer un peu plus le calendrier et les délais. On a donc fixé 11 jours (8 jours ouvrables) pour la définition du marketing mix et 10 autres jours (7 jours ouvrables) pour la création du plan média.
Il y a toujours un compromis à faire entre le fait d’étirer le calendrier pour « se protéger » et le fait d’essayer de le maintenir dans un délai acceptable pour le client. La clé est d’essayer de se faire une idée de ce que le client attend d’un délai lors des réunions de diagnostic.
3. Comprendre la disponibilité de l’équipe avant de planifier le projet.
Un autre facteur crucial pour la préparation du calendrier est de comprendre la disponibilité en temps de l’équipe qui travaillera sur le projet. Une grande erreur consiste à planifier le projet, puis à s’attaquer à l’équipe qui y travaillera. Lorsque l’équipe est répartie, on découvre qu’il n’y a pas la disponibilité d’heures par jour prévue dans le planning.
La planification d’un calendrier est une activité complexe. Elle a lieu avant la clôture du projet, mais vous devriez déjà avoir au moins une idée de l’équipe qui sera utilisée. Si vous n’êtes pas sûr, pensez aux plans A, B et C.
À partir des heures de disponibilité de votre équipe, vous saurez combien de jours il faudra pour réaliser chaque étape du projet.
4. Examiner le calendrier élaboré
En fin de compte, si vous suivez la délimitation des délais étape par étape, vous aurez votre calendrier finalisé et cette visualisation de celui-ci.
Dans ce cas, on a planifié un projet commençant le 06/01/2015 et se terminant le 09/01/2015, réalisant un total de 92 jours de projet et 5 étapes principales (livrables). Toutes ces informations sont essentielles tant pour la gestion du projet que pour la tarification.
Le délai semblait un peu long, mais comme on n’avait pas beaucoup d’expérience en matière de plans d’affaires complets, on a décidé de fermer le calendrier et de le présenter de cette façon. Il est également important de laisser un peu de « gras » dans le calendrier, car il est presque certain que le client demandera à le réduire un peu.
On n’est pas partisan de renoncer à trop de choses parce que le client l’a demandé, mais savoir où couper à ce stade peut être utile pour accélérer la clôture du projet. Revoyez-le étape par étape et sachez où se trouve votre graisse. Avoir ces connaissances peut également vous épargner des moments de replanification du projet.
Compteur ou chronographe avec précision
Une fois le projet lancé, de nombreux consultants oublient le calendrier à mi-chemin et se concentrent sur l’exécution des tâches. Ce serait juste, mais le problème est que de l’autre côté se trouve un client qui compte sur le respect des délais.
Un bon chef de projet contrôle et révise le calendrier tous les jours, en regardant le diagramme de Gantt et en réaffectant les tâches. Un excellent chef de projet a le planning en tête. Il repense mentalement le projet plusieurs fois et, en fin de journée, il met ses conclusions sur papier.
Un jour, vous en prendrez l’habitude. C’est quelque chose qui vient naturellement avec l’expérience.
Utilisez un outil dans lequel vous pouvez mettre les dates réelles et prévues des étapes, afin d’avoir déjà une analyse automatique de l’évolution du projet, sans perdre de temps.
Un outil simple et très bon, idéal pour ceux qui débutent, est le tableur de gestion de projet LUZ. Si vous en êtes déjà au point d’investir davantage, il existe de bons logiciels, tels qu’Asana, Artia et Microsoft Project lui-même.
Le plus important est de respecter les délais et de valider par écrit (peut être par email) chaque livraison avec le client. Cela l’empêche de se plaindre injustement de délais non respectés ou d’arriver à la fin du projet et de vouloir modifier une étape qui influence le reste du projet sans en changer la portée.